ضرورت تغییر متدولوژی برگزاری نشست های بین المللی در دوره پسا کرونا

اپیدمی covied-19   تا کنون آثار فراوانی بر زندگی انسان‌ها از جهات مختلف اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و سیاسی و ... گذاشته که البته برخی منفی و برخی نیز مثبت بوده است! و ظاهرا قرار است این آثار، تغییرات و تحولات ناشی از آن برای مدتی همچنان ادامه داشته باشد وهرچند ممکن است برخی از تغییرات و تحولات در دوره پسا کرونا کم رنگ شوند ولی به احتمال زیاد شرایط جدید به هیچ عنوان مشابه شرایط قبل از کرونا نخواهد بود و بطور کامل به حالت قبل بازنخوهد گشت. یکی از آثار مثبت covid19 تغییر در روش برگزاری نشست های بین ا لمللی از شیوه سنتی به شکل جدید بوده است.

درکنار همه خسارت ها و هزینه‌های اقتصادی و اجتماعی که در دوره اپیدمی‌کرونا برزندگی انسان‌ها تحمیل گردید، بررسیها نشان می دهد COVEID-19  آثار مثبتی نیز داشته و یکی از آن آثار مثبت « تغییر در روش برگزاری نشست های بین المللی از شیوه سنتی به شکلی جدید » بوده است. در دوره قرنطینه و محدودیت های ترددی ناشی از آن عملا بساط  برخی برنامه‌ها تحت عناوین مختلف کنفرانس، کنگره، نشست، هم اندیشی، گردهمایی و... جمع  و در مقابل  شیوه دیگری برای برگزاری آنگونه نشست ها، تحت عنوان نشست های مجازی در حال شکل گیری است.

با توجه به اینکه برگزاری انواع نشست ها با عناوین مختلف و به شکل سنتی دربسیاری موارد مثمرثمر بوده و نتایجی نیز دربرداشت، کمتر کسی گمان می‌کرد بتوان آنچنان نشست هایی را در سطوح مختلف داخلی، منطقه ای و بین المللی تعطیل کرد و یا مدل جدیدی را جایگزین آن نمود، ولی شرایط قرنطینه و محدودیت های ناشی از آن باعث گردید عملا این تحول با سرعتی باور نکردنی درهمه کشورها و در همه سطح  اجرایی و تحمیل گردید.

در پی این تحولات فرضیه ای شکل گرفته مبنی بر اینکه « در صورت برگزاری نشست ها و گردهمایی بصورت مجازی، نه تنها هزینه و زحمت اینگونه نشست ها را کاهش می دهد، بلکه نتایج بهتری نیز بدنبال داشته باشد».

اگر قرار بود این فرضیه در شرایط عادی بررسی شود، خود نیاز به برگزاری هزاران نشست و گردهمایی اختصاصی دیگر در سطوح مختلف داخلی و بین المللی داشت! که احتمالا انجام آن غیر ممکن و بسیار سخت بود! ولی با شیوع ویروس کرونا و در یک دوره کوتاه چند ماهه، این فرضیه در سطح جهانی راستی آزمایی گردید و به نظر می رسد تا حد زیادی درستی آن نیز به اثبات رسید.

 

طرح موضوع:

هدف بررسی این مسئله است که درآینده نشست های تخصصی در سطوح مختلف منطقه ای و جهانی بیشتر به چه شکل برگزار خواهد شد؟ آیا دنیا به سمتی پیش خواهد رفت که نشست ها بیشتر بصورت مجازی برگزار می‌شوند یا اینکه مجددا شیوه سنتی برگزاری نشست ها بصورت  حضوری احیا شده و نشست های مجازی کم رنگ خواهند شد؟ محاسن و معایب هر کدام چیست؟

برای بررسی موضوع ابتدا سرفصل برخی اقدامات که برای برگزاری نشست ها بصورت سنتی انجام می‌شد مرور می‌شود و در ادامه نمونه ای از نشست هایی که در زمان اپیدمی‌کرونا بصورت مجازی برگزار گردید، بررسی و در پایان محاسن و معایت هر کدام مقایسه خواهد شد (در اینجا منظور نشست هایی است که در سطح منطقه ای وبین المللی با رعایت استانداردهای پذیرفته شده، برگزاری می‌شود).

الف – ضوابط و قواعد برگزاری نشست ها به شکل  سنتی:

اصولا برای برگزای یک نشست بین المللی قواعد و ضوابطی باید رعایت شود که با توجه آشنایی و تسلط مخاطبان این نوشتار بر چگونگی برگزاری اینگونه نشست ها از ذکر جزئیات خودداری کرده، صرفا سرفصل برخی از اصول و قواعد اولیه آن بیان می‌شود:

1 – به منظور جلب مشارکت حداکثری در یک نشست بین المللی، لازم است برگزاری آن رویداد حداقل یک سال قبل از زمان برگزاری، طراحی و نهایی شده باشد، عنوان نشست، محورهای مورد بحث، زمان دقیق برگزاری، محل برگزاری، شرایط و ضوابط نشست، بصورت مکتوب تهیه و اطلاع رسانی گردد،

در صورتیکه قواعد فوق رعایت و به موقع اجرا شود، افراد علاقمند می‌توانند به موقع برای آن رویداد ثبت نام کرده و آن رویداد را در تقویم کاری سالیانه خود درج کرده  و به موقع در آن مشارکت نمایند.

2 – ضروت وجود دبیرخانه ای برای نشست: بلافاصله پس از قطعی شدن برگزاری یک رویداد، لازم است دبیرخانه ای اختصاصی برای آن تشکیل وافرادی کارآزموده در آن مستقر شوند و فعالیت دبیرخانه شامل اطلاع رسانی، تهیه اسناد و ملزومات  وهمچنین پاسخگویی به سوالات علاقمندان به مشارکت در نشست، شروع گردد. فعالیت دبیرخانه از قبل از برگزاری رویداد شروع می‌شود، در زمان برگزاری نشست به اوج خود می رسد و پس از پایان نشست با پیگیری مصوبات نشست ادامه می یابد.

 3 – شرایط میزبانی – با وجود آنکه براساس سطح هرنشست، شرایط میزبانی متفاوت است ولی بر همه نشست ها اصولی حاکم است که باید توسط میزبان رعایت شود که برخی از آن اصول عبارتند از:

• انتخاب محل مناسب برای نشست،
• فراهم بودن محل مناسب برای اقامت واسکان شرکت کنندگان،
• هماهنگی و تدبیرلازم برای تردد شرکت کنندگان در طول برگزاری نشست و قبل و بعد از آن
• ارائه پشتیبانی‌های دبیرخانه ای به نشست و شرکت کنندگان
• تأمین مترجم، راهنما و ...

4 – هزینه‌ها-  در برگزاری هر نشست درهر سطح و با هر دستورالعملی، هزینه‌هایی بر میزبان و بر شرکت کنندگان در نشست تحمیل می‌شود و همواره یکی از بحث های چالشی در برگزاری نشست ها به شکل سنتی همین بحث هزینه‌ها بوده است..

با توجه به مراتب فوق مشاهده می‌شود در دوران پیش از شیوع ویروس کرونا، عموما نشستها بصورت سنتی درمکان و زمانی مشخصی برگزار می‌شد و محاسن و معایب خود را نیز داشت که با توجه به اینکه فرض براین است که خوانندگان محترم خود تجربیات و اطلاعات کامل و جامعی درمورد شرایط و ضوابط برگزاری آنگونه نشست ها دارند، از توضیح بیشتر آن خود داری شده و بیشتر بر روی شیوه و شکل جدید برگزاری نشست ها بصورت مجازی تمرکز خواهد شد.

ب- برگزاری نشست ها بصورت مجازی:

با بروزمحدودیت های ترددی ناشی از شیوع ویروس کرونا،  فرصتی فراهم گردید که بسیاری از نشست ها بصورت مجازی برگزار شود ( البته برخی نشست ها  بصورت آن لاین و برخی یه شکل آف لاین برگزار گردید) و بدین صورت افراد علاقمند  توانستند در آن نشست ها مشارکت نمایند. دراین دوره کوتاه چند ماهه عملا تعداد قابل توجهی نشست درسطوح مختلف برگزار گردید که همگی بصورت مجازی (برخی بصورت آن لاین و برخی بصورت آف لاین!)  از راه دور برگزار گردید.

- برگزاری نشست های مجازی بصورت «آن لاین»:

برخی از ضوابط و ترتیبات برگزاری نشست های مجازی بصورت «آن لاین» بخصوص در مورد «زمان مشخص برگزاری نشست» با نشست های معمولی سنتی شباهت دارد با این  تفاوت اساسی که مشارکت کنندگان مجبور نیستند در آن زمان مشخص در مکان فیزیکی مشخصی نیز حضور داشته باشند و می‌توانند در هر نقطه ای از جهان که به اینترنتی دسترسی داشته باشند با سمینار ارتباط گرفته و در آن مشارکت نمایند.

در این حالت عملا کار هم برای مشارکت کنندگان و هم میزبان نشست بسیار راحت تر بوده و  تنظیم  امور پشتیبانی نشست و مسائل جانبی آن ساده تر بوده و به همین ترتیب هزینه‌های آن نیز به شدت کاهش می یابد ضمن آنکه از نظر« صرف زمان» نیز صرفه جویی می‌شود. علاوه بر این میزبان نیز به جای درگیر شدن با مسائل و مشکلات  مربوط به فراهم کردن محل برگزاری نشست و  ارائه خدمات به شرکت کنندگان باشد، بیشتر بر روی محتوای نشست تمرکز کرده و احتمالا بهره وری نشست نیز افزایش خواهد یافت.

 - برگزاری نشست های مجازی بصورت آف لاین:

نمونه دیگری از برگزاری نشست ها بصورت مجازی، نشست های مجازی «آف لاین» است. این گونه نشست ها علاوه بر مزایای نشست های مجازی بصورت «آن لاین» امتیازات و مزایای بیشتری نیز دارد  که در اینجا با  مروز یک نمونه از برگزاری اینگونه نشست به برخی از مزایای آن نیز اشاره خواهد شد: برگزاری نشست «فرصت ها و چالش ها در بازار جهانی روغن پالم در دوره پس از کرونا»:

اخیرا در مالزی نشستی بین المللی تحت عنوان «فرصت ها و چالش ها در بازار جهانی روغن پالم در دوره پس از کرونا» برگزار گردید. دوره برگزاری این نشست 6 روزه بود و از 22 تا 28 ژوئن 2020 برگزارشد. سخنرانان اصلی نشست 8 نفر از مالزی و کشورهای دیگری از آسیا، اروپا، آمریکا و آفریقا بودند. با توجه به اینکه در سالهای قبل نیز نشست های مشابهی در خصوص پالم با حضور کارشناسان و متخصصان بین المللی بصورت حضوری در مالزی برگزار می‌شد، در سالجاری نیز برگزاری این کنفرانس از قبل پیش بینی شده بود ولی با شیوع ویروس کرونا و محدودیت های ترددی ناشی از آن، با اعمال تغییراتی در موضوع کنفرانس این نشست بصورت مجازی برگزار گردید. برای برگزاری آن پنجره مخصوصی( تصویر فوق) طراحی و این نشست به ترتیب ذیل، برگزار شد:

همانگونه که در پوستر نشست ( همان پنجره طراحی شده) مشاهده می‌شود اسامی و عکس شرکت کنندگان به همراه عنوان و موضوع سخنرانی آنها درج شده بود. در دوره 6 روزه برگزاری این نشست،  پنجره مذکور فعال بود و افراد علاقمندی که از قبل ثبت نام کرده بودند، می‌توانستند با انتخاب هر کدام از سخنرانان، وارد فضایی شوند که در آن متن کامل سخنرانی، پاورپوینت و ویدئوی سخنرانی فرد مورد نظر قرار داشت و همه این اطلاعات از قبل در این پنجره بارگذاری شده و در دسترس  قرار داشت.

بدین ترتیب امکان انتخاب هرکدام از سخنرانان و همزمان دسترسی به متن، پاورپوینت و ویدئو سخنرانان وجود داشت. در پنجره مذکور امکان نوشتن سوالات و نقطه نظرات در نواری که بدین منظور تعبیه شده بود، وجود داشت و افراد می‌توانستند پس از مطالعه متن و یا شنیدن  سخنرانی سوالات و نظرات خود در مورد آن در این نوار درج  نمایند.

این سوالات و نظرات شرکت کنندگان با مدیریت دبیرخانه به شخص سخنران منتقل و پاسخ دریافت شده از سخنران درذیل سوال یا کامنت مربوطه در همان پنجره قرار می‌گرفت و قابل روئیت برای همه شرکت کنندگان و سخنرانان  در نشست بود.

تجربه برگزاری نشست مذکور نشان داد که برگزاری نشست های بین المللی بخصوص با موضوعاتی که کاملا تخصصی و علمی  هستند، بصورت مجازی و بویژه بصورت «آف لاین» محاسن زیادی دارد که ذیلا به برخی از آنها اشاره می‌شود:   

1 – زمان نشست بین المللی به یک زمان یا ساعت مشخص محدود نمی‌شود، بلکه با توجه به اهمیت موضوع می‌توان در یک بازه زمانی طولانی تر ( درنشست مورد نظر طی یک دوره 6 روزه) نشست را برگزار نمود. بنابراین علاقمندان به حضور در اینگونه نشست ها فرصت بیشتری برای مشارکت و بهره برداری از محتوای نشست خواهند داشت.

2 – با توجه به اینکه از قبل متن و ویدئوی سخنرانها تهیه و در پنجره مشخصی قرار گرفته است، افراد علاقمند می‌توانند سر فرصت و براساس اولویت مورد نظر خود، هر کدام از سخنرانی‌ها را مشاهده و گوش نمایند و ضمن آنکه به متن سخنرانی نیز دسترسی دارند از آن بهره بیشتری ببرند.

3 – شرکت کنندگان در اینگونه نشست ها به اندازه کافی فرصت دارند که سوالات و نظرات خود را با حوصله و با دقت مطرح و برای سخنران ارسال نمایند. متقابلا سخنرانان نیز پس از دریافت سوالات یا نظرات سایر شرکت کنندگان می‌توانند با حوصله و دقت آنها را مطالعه کرده و پاسخ دهند . بدین ترتیب تعامل و تبادل نظر و مفاهمه کاملی بین طرفین برقرار می‌شود بدون آنکه هیچکدام از آنها با کمبود زمان مواجه بوده و یا در اضطرار قرار گیرند .

4 – اصولا یکی ازمشکلات اساسی دربرگزاری نشست های بین المللی، بکارگیری زبان واحد و مشترک برای گفتگو و تبادل نظر است. با توجه به اینکه زبان گفتگو یک مسئله و مشکل عمومی و همگانی است که بعضا مشکلات و نارسایی‌های سیستم صوتی محل برگزاری نشست به آن اضافه می‌شود و همچنین با توجه به اینکه نوع گویش و لهجه افراد متفاوت است، بعضا امکان دارد سخنان شرکت کنندگان به درستی به مخاطب منتقل نشود و به این ترتیب هدف اصلی نشست محقق نگردد.

یکی از امتیازات برگزاری نشست ها بصورت مجازی از نوع «آف لاین» این است که عملا مشکل زبان مرتفع  می‌شود و هر کدام از طرفین سر فرصت می‌توانند سوال یا نظر طرف مقابل را مطالعه کرده وبا دقت بیشتری پاسخ دهند. ( این موضوع بخصوص برای نشست هایی که یک طرف آن هیأتهایی از ایران هستند، زیاد مشاهده شده و معمولا یکی از نقاط  ضعف هیأتهای ایرانی در نشست های بین المللی و برای مشارکت در بحث های تخصصی، مشکل زبان آنهاست. اصولا کارشناسان و متخصصان سازمان‌ها و دستگاههای مختلف داخلی در رشته، کار و تخصص خود  تسلط  و احاطه کافی دارند ولی بعضا به دلیل عدم تسلط کامل بر زبان خارجی نتوانند بخوبی از حضور در نشست های بین المللی بهره برداری نمایند. ) بنابراین در اینگونه نشست ها افراد فرصت کافی دارند که برداشت درستی از سخنان طرف مقابل داشته و با درک سخن طرف مقابل، پاسخ و نظرات خود را ارائه نمایند.

5 – معمولا در نشست های بین المللی چون همزمان چند موضوع در سالن‌ها و پنل های جداگانه  برگزار می‌شود، عملا امکان بهره مندی از همه آنها بصورت همزمان وجود ندارد و شخص باید از بین موضوعات و پنل های مختلف یکی را انتخاب و از بقیه صرفه نظر نماید، اما در برگزاری اینگونه نشست های مجازی آف لاین عملا می‌توان از تمام موضوعاتی مطرح در نشست استفاده کرد.

6 – یکی دیگراز محاسن برگزاری نشست ها بصورت مجازی آف لاین این است شخص علاقمند محدود به زمان مشخصی نبوده و می‌تواند با فراغ بال و در زمانی که از لحاظ  جسمی و روحی بیشترین آمادگی را دارد به مطالب ارائه شده در نشست مراجعه نمایند. شخص می‌تواند در محلی که احساس راحتی داشته مثلا در اتاق کار یا حتی منزل خود مباحث نشست را دنبال نماید و در این حالت بهره وری او نیز بسیار بیشتر از زمانی خواهد بود که مجبور است مثلا بعد از یک سفر طولانی  از کشور یا شهری دیگر بلافاصله در نشست حضوریابد. ضمن آنکه بهره وری و  کارایی افراد در جلسات بعد از ناهار نیز به شدت کاهش می یابد و معمولا افراد گرفتار خستگی و سنگینی بعد از ناهار می‌شوند ولی در اینگونه نشست های مجازی فرد فارغ از استرس های جانبی می‌تواند تمام انرژی و ظرفیت خود را صرف بهره برداری بهتر از محتوای مباحث نشست کند.

7 – جلوگیری از جدل و یا سوء برداشت ها از دیگر مزایای اینگونه نشست ها می‌باشد. بعضا مشاهده شده که در نشستی افراد به دلیل عدم درک صحیح از سخن و نظر طرف مقابل، وارد بحث های جدلی می‌شوند ولی دراینگونه نشست ها افراد می‌توانند در آرامش حرف و نظر طرف مقابل را بشنوند و در صورت نیاز مجددا آن را گوش کرده یا مطالعه نمایند و با برداشتی صحیح و با تفکر و تأمل و سرفرصت به آن پاسخ گویند .

جمعبندی :

1 – برگزاری نشست های مجازی بخصوص از نوع ( آف لاین) بیشتر در خصوص مباحثی صدق میکند که با موضوعات تخصصی و فنی ارتباط دارد و در آن نشست فاکتور( عامل)  زمان و حضور فیزیکی در لحظه خیلی مهم نباشد. در صورتیکه در برخی از نشست ها انجام گفتگوهای چهره به چهره و  رو در رو فاکتور اصلی بحث و گفتگو می‌باشد. خوشبختانه بخش قابل توجهی از نشست ها در سطوح مختلف بین المللی و منطقه ای در گروهی قرار می‌گیرد که  نیاز به گفتگوهای رو در رو نداشته و امکان برگزاری آن بصورت مجازی وجود دارد.

2 – با توجه به فراگیر بودن شیوع کرونا، در حال حاضر نشست های زیادی در سطح جهان بصورت مجازی در حال برگزاری است و فرصت خوبی فراهم شده تا کارشناسان و صاحب نظران کشورمان نیز در آن نشست های تخصصی شرکت کرده و از آن بهره برادی نمایند. به نظر می رسد این روندی که در سطح جهانی شروع شده و با توجه به محاسن آن، حتی پس از رفع مشکل ویروس کرونا نیز ادامه خواهد یافت.  

3 - تجربه نشان داده در داخل کشورها درهر دوره ای موضوعی بصورت افراطی مورد توجه قرار گرفته و همه انرژی و توجهات بر موضوعی متمرکز و جلب شده، بدون آنکه در مورد میزان ضرورت و نتایج آن به اندازه کافی تفکر شده باشد. برگزاری انواع همایش ها و کنفرانس ها در سالهای گذشته نمونه ای بوده از آنگونه رفتارها و احتمال اینکه دراین مقطع زمانی نیز سازمان‌ها و دستگاههای مختلف بدون نیاز سنجی و بدون آمادگی به سمت برگزاری این گونه نشست های مجازی حرکت کنند، زیاد است.

4 -  به منظور نتیجه بخش بودن هر فعالیتی بخصوص درسطح بین المللی رعایت قواعد و اصول اولیه آن اهمیت دارد. به نظر می رسد با شیوع ویروس کرونا  موجی برای برگزاری نشست های مجازی در کشور به راه افتاده و بسیاری از سازمان‌ها و دستگاهها به سمت برگزاری اینگونه نشست های مجازی روی آورده اند.هرچند اینگونه نشست ها در ظاهر هزینه‌های مالی کمتری نسبت به برگزاری نشست ها بصورت سنتی آن دارد، ولی برگزاری ضعیف یک نشست بین المللی بدون رعایت قواعد و اصول  اولیه آن  می‌تواند خسارات معنوی در پی داشته و به اعتبار علمی و بین المللی کشور آسیب برساند.  

5 - نکته پایانی اینکه اگر قرار بود سازمان‌ها و دستگاههای مختلف در سطح جهانی و داخلی توجیه شوند که بجای برگزاری برخی نشست ها و کنفرانس های پرهزینه به شیوه سنتی، با بکار گیری ظرفیتها، زیرساخت ها و توانمندیهای علمی، آن نشست ها را بصورت مجازی برگزار نمایند، احتمالا با بهانه‌ها و استدلال های زیادی برای مخالفت با آن روبرو می‌شد، ولی به لطف ویروس covied-19 اکنون همه به این باور رسیده اند که بدین شکل نیز می‌توان برخی نشست ها را بصورت مجازی برگزار کرد و البته احتمال مخالفت افراد، سازمان‌ها و شرکتهای ذینفعی که برگزاری نشست ها بصورت سنتی با منافع و فلسفه وجودی آنها گره خورده است، دور از انتظار نیست. در هر صورت حرکت و روندی در جهان درخصوص برگزاری نشست ها به شیوه ای نوین شروع شده و شایسته است کشور به منظور عقب نماندن از این قافله با آن  روند هماهنگ شده و حرکت نماید.