شرایط و الزامات ثبت شرکت های خارجی در مالزی

یکی از سوال هایی که به طور معمول برای انجام فعالیت اقتصادی یا بازرگانی در هر کشور خارجی و از جمله در مالزی مطرح می‌شود، این است که چگونه می‌توان در یک کشور خارجی اقدام به ثبت شرکت نمود؟ در این نوشتار به الزامات، اسناد، هزینه و هر آنچه برای ثبت یک شرکت در مالزی نیاز است، پرداخته شده است؛

• یک فرد خارجی برای انجام فعالیت اقتصادی چه نوع شرکتی را باید در مالزی ثبت نماید؟

شرکت SDN BHD که مخفف Sendirian Berhad است عنوانی برای شرکت خصوصی با سهام محدود است. به واقع این نوع شرکت رایج ترین نوع ثبت شرکت در مالزی می‌باشد. براساس قانون شرکت های مالزی مورخ سال 2016 برای ثبت این نوع شرکت فقط به یک مدیر و یک سهامدار نیاز است. هر فردی می‌تواند یک شرکت Sdn Bhd را بدون نیاز به داشتن شرکای تجاری دیگر، ثبت کند و خود به عنوان مدیر و سهامدار شرکت فعالیت نماید. البته امکان داشتن سهامداران دیگر نیز وجود دارد ولی در این نوع شرکت، حداکثر 50 سهامدار می‌توانند حضور داشته باشند.

• چه کسانی می‌توانند شرکت Sdn Bhd در مالزی ثبت کنند؟

کلیه اتباع مالزیایی یا غیر مالزی می‌توانند به منظور انجام فعالیت اقتصادی چنین شرکتی را ثبت نمایند.

• مراحل ثبت یک شرکت Sdn Bhd در مالزی چیست؟

برای ثبت شرکت، فرد می‌تواند خود مراحل ثبت را دنبال کرده و انجام دهد و یا اینکه از نهادها و یا آژانس هایی که برای این کار شکل گرفته، کمک بگیرد. اصولا با توجه به پیچیدگی‌ها و مراحل مختلفی که این امر دارد، اتباع خارجی ترجیح می دهند از نهادها و یا آژانس هایی مالزیایی که برای این موضوع در نظر گرفته شده اند، برای ثبت شرکت کمک بگیرند.

• صلاحیت تشکیل شرکت Sdn Bhd

وجود حداقل 1 مدیر و یک سهامدار ساکن در مالزی برای ثبت شرکت نیاز است. مدیر و سهامدار می‌تواند یک نفر باشد یعنی همان شخص مدیر، خود سهامدار شرکت نیز باشد با پیش شرط داشتن 18 سال تمام و بالاتر، و اینکه ساکن مالزی باشد.

• چه اطلاعاتی قبل از ثبت شرکت در مالزی نیاز است ؟

          کلیه شرکتها در مالزی در اداره کمیسیون شرکت های مالزی (The Companies Commission of Malaysia) که در این کشور به نام [1]SSM معروف می‌باشد، ثبت گردیده و مجوز می‌گیرند. با توجه به پیچیدگی‌های ثبت شرکت معمولا فرد خارجی برای ثبت شرکت، خود مستقیما مراجعه نمی‌کند و برای ثبت شرکت به نمایندگانی مراجعه می‌شود که مجوز رسمی از اداره SSM مالزی دارند. به این نوع نماینده در مالزی، Secretry گفته می‌شود. کلیه کسانی که در مالزی به عنوان Secretry  فعالیت می‌کنند تبعه مالزی هستند یعنی شخص خارجی نمی‌تواند کارهای ثبت شرکت را برای فرد خارجی انجام دهد. در نتیجه هیچ فرد خارجی در مالزی وجود ندارد که به عنوان Secretry فعالیت داشته باشد.

• مراحل ثبت شرکت در مالزی :

مرحله اول: مراجعه به یکی از دفاتر Secretry :

در مالزی در هر منطقه ای معمولا دفاتری به نام Secretry وجود دارد که شما می‌توانید با جستجو در اینترنت نزدیکترین Secretry به محل سکونت تان در مالزی را پیدا کنید. این افراد کلیه اطلاعات و شرایط مورد نیاز برای ثبت شرکت در مالزی، هزینه ثبت شرکت و همچنین اطلاعات مربوط به نوع کاری که می خواهید انجام بدهید را دریافت و سپس مراحل بعدی را انجام می‌دهند.

مرحله دوم: تحویل مدارک و هزینه ثبت شرکت و همچنین انتخاب ۳ اسم برای شرکت مورد نظرتان

در این مرحله باید برای شرکت مورد نظرتان، 3 نام انتخاب کنید و به همراه کپی گذرنامه دو نفر که به عنوان مدیر شرکت خواهندبود، آن را تحویل Secretry بدهید. مشخص نمودن نوع فعالیت شرکت در این مرحله الزامی خواهد بود.

هزینه ثبت شرکت در مالزی: هزینه ثبت شرکت در مالزی بسته به میزان سرمایه شرکت دارد و طبق جدول مشخصی تعیین می‌گردد. به عنوان مثال اگر سرمایه شرکت در ابتدا زیر 1 میلیون رینگیت عنوان شود تقریبا بین ۳۵۰۰ الی ۵۰۰۰ رینگیت خواهد بود و به میزانی که سرمایه اولیه شرکت ثبت می‌گردد می‌تواند تا 70 هزار رینگیت نیز هزینه در بر داشته باشد.

مرحله سوم: ارسال مدارک به اداره SSM برای تایید نام شرکت

در این مرحله Secretry باید مدارک شما را به همراه ۳ اسمی‌که برای شرکت انتخاب کرده اید به اداره SSM ارسال کند و بعد از بررسی‌های لازم یکی از  نام هائی که انتخاب کرده اید تایید می‌شود. این مرحله تقریبا ۳ روز کاری زمان می‌برد.

مرحله چهارم: تکمیل فرمهای مربوط به ثبت شرکت در مالزی برای گرفتن تاییدیه نهایی

در این مرحله بعد از انتخاب نام شرکت در مالزی، فرم های تکمیلی باید به شما داده شود تا بعد از تکمیل و امضای دو مدیر به اداره SSM ارسال شود و تقریبا بعد از یک هفته شرکت شما ثبت شده و مجوز فعالیت شرکت تحویل  Secretry شما خواهد شد.

معمولا شرکتهایی که خارجی‌ها در مالزی ثبت می‌کنند شرکت با مسئولیت محدود نامیده میشوند یعنی شما زمان ثبت شرکت کارهایی که می خواهید در شرکت انجام دهید را باید در زمان انتخاب نام شرکت مشخص کرده باشید و به جز کارهایی که زمان ثبت مشخص کرده اید، نمی‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید.

مرحله پنجم : اجاره دفتر کار

در این مرحله با توجه به بودجه و نوع فعالیتی که شرکت در مالزی میخواهد انجام دهد، باید یک دفتر کار  اجاره کرده و اجاره نامه باید به نام شرکت و صاحب دفتر باشد.

مرحله ششم: گرفتن خط تلفن ثابت به نام شرکت در مالزی

در این مرحله به همراه کپی قرار داد اجاره شرکت و مجوز ثبت شرکت به مخابرات مراجعه کنید و درخواست نصب خط  تلفن برای دفتر کارتان در مالزی را بدهید. معمولا بعد از درخواست ۷ روز کاری زمان می‌برد تا خط تلفن نصب و فعال شود. در این مرحله از شرکت مخابرات درخواست کنید یک قبض تلفن برای شما صادر کنند چون برای مراحل بعدی به این قبض نیاز دارید.

مرحله هفتم: گرفتن مجوزهای لازم برای انجام کارهای که میخواهید انجام بدهید ( License )

همان طور که اشاره شد، در زمان ثبت شرکت باید نوع کار و فعالیت هایی که میخواهید در شرکت انجام دهید را برای هر کدام مجوز و یا License بگیرید که برای گرفتن این مجوز باید به اداره مربوطه آن مراجعه کنید. در این زمینه اطلاعات لازم را در زمان ثبت شرکت از Secretry بگیرید.

مدارک لازم برای گرفتن Lisence :

۱- مجوز ثبت شرکت

۲- قرار داد اجاره دفتر کار

۳- قبض تلفن

۴- عکس مدیران شرکت

۵- صفحه اول گذرنامه مدیران شرکت

مرحله هشتم: افتتاح حساب بانکی به نام شرکت

در مالزی دو نوع حساب بانکی وجود دارد .

۱- حساب پس انداز ( saving account )  

۲- حساب جاری ( Current Account )

هر شرکتی باید دارای حساب جاری باشد که برای این کار باید از Secretry معرفی نامه گرفته و به همراه مدارک ثبت شرکت و مجوزها و قرار داد اجاره دفتر و اصل گذرنامه دو مدیر شرکت به یکی از بانک های مالزی مراجعه کنید. بعد از تحویل مدارک به بانک تقریبا یک هفته زمان میبرد که کارهای مربوط به افتتاح حساب بانکی شرکت در مالزی انجام شود .

مرحله نهم :‌ افزایش سرمایه شرکت برای دریافت ویزای کار برای مدیران و کارمندان شرکت

زمان ثبت شرکت سرمایه شرکت شما یک رینگیت می‌باشد. اگر بخواهید از طریق شرکت در مالزی ویزای کار مالزی را بگیرید باید سرمایه شرکت را به ۵۰۰۰۰۰ رینگیت افزایش دهید. برای این کار در چند مرحله به حساب شرکت پول واریز کرده و رسید آنها را به Secretry تحویل می‌دهید تا مدارک لازم را به اداره SSM ارسال نماید و سرمایه شرکت را از یک رینگیت به ۵۰۰۰۰۰ رینگیت افزایش دهند.

مرحله دهم: ثبت شرکت در اداره ESD مالزی

Expatriate Services Division زیر نظر اداره مهاجرت مالزی فعالیت داشته و کلیه شرکتهایی که میخواهند ویزای کار مالزی برای مدیران و کارمندان شرکت بگیرند باید شرکت خود را در این اداره ثبت کنند.

ثبت شرکت در اداره ESD مالزی به صورت آنلاین انجام میشود و نیاز به مراجعه حضوری نیست. برای این منظور باید به سایت ESD مراجعه و در سایت ثبت نام کرده و مدارک مورد نیاز را در سایت اپلود نمایید. سپس مدارک شما بررسی می‌شود و در صورتی که همه مدارک کامل باشد تقریبا ۲ الی ۴ هفته بعد مجوز شما در اداره ESD صادر میشود و به صورت آنلاین قابل بررسی کردن خواهد بود.

مرحله یازدهم: اقدام برای ویزای کار مالزی برای مدیران و کارمندان شرکت .

اقدام برای ویزای کار به صورت کامل رایگان می‌باشد و از طریق سایت ESD میتوانید به صورت آنلاین درخواست ویزای کار بدهید و مدارک مورد نیاز که در سایت اعلام میشود را آپلود نمایید و منتظر دریافت ویزا باشید.

جهت آشنایی دقیق تر با مباحث مربوط به ثبت شرکت های خارجی در مالزی می‌توانید به سایت کمیسیون شرکت های مالزی به این آدرس مراجعه نمایید.

[1] Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)